L’intégration de nouveaux systèmes d’information (SI) constitue une étape stratégique, souvent critique, pour les organisations. La mise en place de ces solutions rencontre fréquemment un obstacle majeur : l’adoption effective par les utilisateurs. C’est précisément ici qu’intervient la notion clé d’onboarding.
L’article en podcast (4 minutes)
📌 Qu’est-ce que l’onboarding dans le contexte des SI ?
L’onboarding désigne le processus par lequel un utilisateur (client interne ou externe) devient pleinement opérationnel avec un nouveau SI. Ce processus va bien au-delà d’une simple formation technique : il inclut l’accompagnement humain, l’adaptation au contexte métier et une stratégie proactive pour faciliter la prise en main rapide des outils. Dans l’immobilier tertiaire, où les SI touchent des processus critiques comme la gestion des contrats, des actifs ou des interactions avec les locataires et prestataires, un onboarding réussi est essentiel à l’efficacité opérationnelle de l’entreprise.
🚀 Comment rendre un client rapidement opérationnel face à un nouveau SI ?
Pour qu’un client devienne rapidement autonome et opérationnel, plusieurs étapes clés doivent être respectées :
- Une communication anticipée et claire : Expliquer précisément les bénéfices concrets du nouveau SI avant même son déploiement permet de lever les résistances et de préparer le terrain pour une adoption positive.
- Des parcours utilisateur intuitifs : Plus l’outil est intuitif, moins la formation nécessaire est lourde. L’idéal est d’opter pour des solutions qui nécessitent peu ou pas de formation, grâce à une ergonomie soignée et pensée métier.
- Un support accessible et réactif : Fournir des ressources d’aide en ligne et un support humain réactif rassure les utilisateurs et accélère considérablement leur autonomie.
🏢 Prendre en compte l’environnement d’entreprise et le contexte professionnel
Chaque organisation possède ses spécificités : culture d’entreprise, habitudes professionnelles et maturité technologique. L’onboarding doit impérativement s’appuyer sur une bonne compréhension du contexte professionnel pour maximiser l’adoption :
- Comprendre en amont les flux de travail et les processus métier permet d’intégrer naturellement le SI dans les usages quotidiens des collaborateurs.
- Impliquer activement les équipes concernées dès la phase projet renforce l’appropriation du nouveau SI.
- Personnaliser les parcours d’onboarding en tenant compte des contraintes opérationnelles réelles (planning, charge de travail, outils existants) facilite la prise en main.
⚠️ L’importance de la conduite du changement
Le plus grand frein à l’adoption d’un nouveau SI est sans conteste la résistance au changement. Cette résistance provient souvent de la peur de l’inconnu, des difficultés perçues à s’adapter ou encore de mauvaises expériences passées avec d’autres outils. Pour gérer efficacement cette conduite du changement, plusieurs bonnes pratiques doivent être mises en place :
- Identifier et mobiliser des ambassadeurs internes : Ces relais terrain facilitent l’adoption en rassurant et en guidant leurs collègues.
- Mettre en avant les bénéfices personnels pour les utilisateurs : Montrer comment le nouveau SI simplifie concrètement leur quotidien est essentiel.
- Écouter activement les retours terrain : Une démarche agile et réactive permet d’ajuster rapidement les approches d’onboarding et d’éviter les blocages durables.
- Valoriser les succès et les bonnes pratiques internes : Communiquer largement sur les premiers succès favorise l’émulation et renforce l’adhésion collective.
A retenir
L’onboarding ne se limite pas à une simple formation. C’est un processus global et structurant, profondément lié au contexte professionnel, qui doit prendre en compte les réalités humaines et opérationnelles des entreprises. Chez Eidetic, nous plaçons l’onboarding au cœur de nos démarches pour garantir non seulement le succès technique, mais surtout l’adoption réelle et durable des solutions par vos équipes.
Prêt à aller plus loin ? Contactez-nous pour découvrir comment Eidetic simplifie l’adoption de vos futurs systèmes d’information.